Założenie działalności w ciąży a zasiłek macierzyński — czy to legalne i co sprawdzi ZUS

Regularnie piszą do mnie kobiety, które są w ciąży i dopiero myślą o własnej firmie albo właśnie ją zarejestrowały. Pytania wracają w dwóch wersjach: „czy to w ogóle legalne?” oraz „czy ZUS nie uzna, że założyłam firmę tylko po to, żeby dostać zasiłek?”. Obie obawy są zrozumiałe, ale odpowiedzi na nie są zupełnie różne.

Ten tekst jest dla Ciebie, jeśli zakładasz działalność w ciąży albo zrobiłaś to niedawno. Jeśli prowadzisz firmę od dawna i dopiero zaszłaś w ciążę, lepszym punktem startu będzie mój plan działania dla przedsiębiorczyni w ciąży. Tutaj skupiam się na tym, co wyróżnia nową firmę: jak ZUS patrzy na jej początek i jak zadbać o to, żeby ten początek dało się obronić.

Tak — założenie firmy w ciąży jest w pełni legalne i żaden przepis tego nie zakazuje. Ciąża nie ogranicza prawa do rejestracji działalności, do zgłoszenia się do ubezpieczeń ani do przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, a ZUS nie może z tego powodu odmówić przyjęcia zgłoszenia.

Jest jednak druga strona. Firma zarejestrowana w ciąży, z ubezpieczeniem chorobowym i zasiłkiem macierzyńskim na horyzoncie kilku miesięcy, to dokładnie ten układ, któremu ZUS przygląda się najuważniej. Nie dlatego, że jest podejrzany z definicji — tylko dlatego, że właśnie w nim najłatwiej postawić pytanie, czy firma jest prawdziwa, czy powstała wyłącznie dla świadczenia.

Sam moment założenia firmy nie jest podstawą do odmowy, ale bywa punktem wyjścia do postępowania wyjaśniającego. Organ nie może odmówić świadczenia tylko dlatego, że rejestracja nastąpiła w ciąży. Może natomiast zbadać, czy w okresie, za który opłacałaś składki, firma rzeczywiście działała.

Warto wiedzieć, jak wygląda tu linia orzecznicza. W uchwale składu siedmiu sędziów z 2010 roku (sygn. II UZP 1/10) Sąd Najwyższy przyjął, że ZUS nie jest uprawniony do kwestionowania kwoty zadeklarowanej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność jako podstawy wymiaru składek, jeżeli mieści się ona w granicach określonych ustawą. Dlatego w sprawach nowych firm organ zwykle nie spiera się o samą kwotę, tylko o to, czy działalność w ogóle była prowadzona.

Tak, co do zasady — przy zasiłku macierzyńskim nie obowiązuje okres wyczekiwania, więc kluczowe jest to, czy w dniu porodu podlegasz dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu i czy jest ono prawidłowo zgłoszone, z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia. Nie musisz mieć za sobą określonego stażu w firmie.

Inną sprawą jest wysokość. Podstawę wymiaru zasiłku liczy się z przeciętnej podstawy z dwunastu miesięcy kalendarzowych przed miesiącem porodu, a jeśli ubezpieczenie trwa krócej — z pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia. Gdy ubezpieczenie trwa krócej niż pełny miesiąc, stosuje się osobne zasady. Krótki staż potrafi więc wyliczenie wyraźnie zmienić, co rozkładam na czynniki w artykule o tym, ile wynosi zasiłek macierzyński na działalności.

A zwolnienie lekarskie w ciąży?

Tu zasady są inne i to zaskakuje najczęściej. Zasiłek chorobowy z dobrowolnego ubezpieczenia przysługuje dopiero po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia. Jeśli założysz firmę w trzecim miesiącu ciąży i kilka tygodni później dostaniesz zwolnienie, zasiłku chorobowego za ten czas co do zasady nie będzie — choć prawo do zasiłku macierzyńskiego po porodzie pozostaje nienaruszone. Przepisy przewidują sytuacje, w których do okresu wyczekiwania wlicza się wcześniejsze okresy ubezpieczenia chorobowego, na przykład z etatu zakończonego krótko przed założeniem firmy, dlatego taki przypadek warto sprawdzić indywidualnie.

Przy firmie zakładanej w ciąży ulga na start oznacza okres bez ubezpieczenia chorobowego, a więc bez prawa do zasiłku macierzyńskiego z działalności. Ulga zwalnia ze składek na ubezpieczenia społeczne przez początkowy okres prowadzenia firmy. Skoro w tym czasie nie podlegasz ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, nie możesz też przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Jeśli poród przypadnie w okresie ulgi, zasiłku macierzyńskiego z firmy nie będzie.

• Ulga na start — brak składek społecznych, brak ubezpieczenia chorobowego, brak zasiłku macierzyńskiego z działalności w tym okresie.
• Preferencyjne składki — możesz przystąpić do ubezpieczenia chorobowego, ale cała korzyść tej ulgi polega na niskiej podstawie, więc i zasiłek będzie liczony od niskiej kwoty.
• Zasady ogólne — składki od podstawy, którą deklarujesz sama w ustawowych granicach, i zasiłek liczony od tej podstawy.

Z ulgi na start nie musisz korzystać — możesz od początku opłacać składki preferencyjne albo na zasadach ogólnych. Z ulgi, z której już korzystasz, co do zasady możesz zrezygnować, ale wymaga to nowego zgłoszenia, a ubezpieczenie chorobowe obejmie Cię od daty wynikającej z tego zgłoszenia — nie wstecz za okres ulgi. Porównanie wszystkich ulg pod kątem zasiłku znajdziesz w moim artykule o ulgach w ZUS.

Problem pojawia się wtedy, gdy w nowej firmie robisz dla byłego pracodawcy to samo, co robiłaś na etacie. Wykonywanie na rzecz byłego pracodawcy czynności, które w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywałaś w ramach umowy o pracę, wyłącza prawo do ulgi na start i do preferencyjnych składek.

W ciąży ten scenariusz bywa szczególnie kuszący: zamiast etatu pracodawca proponuje kontrakt. Jeśli zgłosisz się wtedy z kodem ulgi, która Ci nie przysługiwała, spór może dotyczyć nie tylko składek, ale samego podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Do tego dochodzi pytanie o rzeczywisty charakter współpracy — czy nie jest to wciąż etat pod inną nazwą. Oba wątki opisuję szczegółowo w tekście o macierzyńskim na B2B.

Przede wszystkim na realność działalności: czy od początku masz klientów, przychody, koszty i ślad pracy, oraz czy decyzje składkowe pasują do skali firmy. ZUS ocenia całość okoliczności — pojedynczy sygnał rzadko przesądza sprawę, ale kilka naraz składa się na obraz, który trzeba umieć zrównoważyć dowodami. Poniżej zestawiam to, co w takich sprawach widuję najczęściej.

Opłaca się wtedy, gdy firma ma sens niezależnie od ciąży, a nie opłaca się, gdy jedynym jej celem ma być zasiłek. Taki układ jest najtrudniejszy do obrony, a ewentualny spór przypada dokładnie na czas, w którym masz najmniej sił, żeby go prowadzić. Mówię to bez oceniania — po prostu widzę, które sprawy da się wygrać, a które nie.

Kiedy to wygląda na konstrukcję pod zasiłek

• Nie masz pomysłu na klientów ani usługi, a firma ma istnieć „na papierze” do czasu porodu. Gdy ZUS zapyta o realność działalności, nie będzie czego pokazać.
• Planujesz jedną fakturę dla znajomej firmy albo kogoś z rodziny, żeby był jakikolwiek przychód. Taki dokument częściej szkodzi, niż pomaga, bo wygląda dokładnie na to, czym jest.
• Chcesz od pierwszego miesiąca zadeklarować podstawę, której firma nie udźwignie, a składki finansować z oszczędności. Formalnie wolno, ale to właśnie ten układ przyciąga najwięcej pytań, a odpowiedzią muszą być dowody, nie deklaracje.
• Odchodzisz z etatu, żeby na kontrakcie robić to samo dla tego samego pracodawcy, licząc na niższe składki. Ulga i tak nie przysługuje, a ryzyko sporu rośnie.
• Rezygnujesz z etatu z ubezpieczeniem chorobowym na rzecz świeżej firmy. Zamieniasz wtedy tytuł do ubezpieczenia, którego nikt nie kwestionuje, na taki, którego realność może trzeba będzie udowodnić.

Kiedy więc to się opłaca? Kiedy masz zawód, klientów albo realną ich perspektywę, wiesz, co sprzedajesz, i założyłabyś działalność tak czy inaczej — ciąża po prostu zbiegła się z tym w czasie. Wtedy zasiłek jest normalną konsekwencją opłacania składek, a nie celem całej operacji. I wtedy, co najważniejsze, masz czym to wykazać.

Zadbać równolegle o dwie rzeczy: o poprawne zgłoszenie do ubezpieczeń i o ślad realnej pracy, który zaczyna się od pierwszego dnia działalności. Pierwsza decyduje o tym, czy masz prawo do świadczenia, druga — o tym, czy to prawo obronisz.

Przede wszystkim nie odpisuj tego samego dnia — najpierw ustal, czego dokładnie dotyczy pismo, bo od tego zależy, czego musisz dowieść. Wezwanie w sprawie nowej firmy dotyczy zwykle jednego z dwóch wątków: wysokości podstawy albo samego podlegania ubezpieczeniom, czyli realności działalności. Odpowiedź napisana pod niewłaściwy zarzut potrafi zaszkodzić, bo trafia do akt. Jak je rozróżnić i co przygotować, opisuję w artykule o tym, co robić, gdy ZUS kwestionuje podstawę wymiaru składek.

1. Wypisz pytania z wezwania i odpowiadaj na każde osobno, z dowodem przy każdym twierdzeniu.
2. Ułóż dokumenty chronologicznie, od pierwszych przygotowań do firmy, i ponumeruj załączniki.
3. Opisz rzeczowo, czym zajmuje się firma, skąd wzięli się klienci i dlaczego zadeklarowałaś taką podstawę.
4. Odpowiadaj na piśmie, nie telefonicznie, i zachowaj kopię odpowiedzi wraz z potwierdzeniem nadania.

Jeśli przyszła już decyzja odmowna, to nie koniec sprawy. Najpierw sprawdź, z jakiego powodu ZUS odmówił — typowe przyczyny i to, co z nimi zrobić, zebrałem w tekście o odmowie zasiłku macierzyńskiego. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu, składane za pośrednictwem oddziału ZUS, który ją wydał, a sąd bada sprawę merytorycznie. Tryb i treść odwołania omawiam w artykule o odwołaniu od decyzji ZUS.

Kobieta, która zakłada firmę w ciąży i naprawdę ją prowadzi, ma takie samo prawo do zasiłku jak przedsiębiorczyni z wieloletnim stażem — musi tylko być gotowa pokazać to wcześniej niż inne. Jeśli rejestrujesz działalność albo zrobiłaś to niedawno i chcesz sprawdzić, czy zgłoszenie, kod ubezpieczenia i dokumentacja trzymają się razem, umów bezpłatną konsultację. Lepiej poświęcić na to pół godziny teraz niż kilka miesięcy na spór po porodzie.